Lohnabrechnung analog oder digital?

Die Zustellung der Gehaltsabrechnung in papierbasierter Form ist mit vielen Kosten verbunden.

Viele Organisationen müssen sich die Frage stellen ob die Lohnabrechnung digital oder analog erfolgen soll.

Der analoge Prozess ist nicht nur aufwendiger, sondern auch deutlich teurer als die elektronische Zustellung von Einkommensnachweisen. Daher erwägen viele Unternehmen den Einsatz einer digitalen Gehaltsabrechnung.

In TIMEOFFICE ist der digitale Lohnnachweis jetzt integriert. Im Mitarbeiterportal kann jeder Mitarbeitende seine Gehaltsabrechnung direkt online einsehen. Das ist bequem für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. So minimiert der digitale Lohnnachweis sämtliche analogen Prozesse wie Druck, Verteilung und Kuvertierung – und das absolut sicher.

Kein genereller Anspruch auf Gehaltsabrechnung in Papierform

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Verpflichtung, Gehaltsabrechnungen in Papierform auszustellen. Die Gewerbeordnung schreibt allerdings vor, dass den Arbeitnehmern Lohnausweise in Textform ausgestellt werden müssen (§ 108 GewO).

Diese Textform ist in § 126b BGB geregelt:

„Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das 

1. es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und
2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.

Nach dieser Erläuterung entspricht sowohl die Papierlohnabrechnung als auch der digitale Lohnnachweis z.B. in PDF-Format einer Textform.

Der Gesetzgeber spezifiziert diese „Erklärung in Textform“ in § 108 GewO weiter. Wichtig ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausdrücklich oder stillschweigend zustimmen, die Gehaltsabrechnung über personalisierte Postfächer zu erhalten. Dies umfasst weiterhin das Bereitstellen der technischen Möglichkeiten, wie eine personalisierte Mailbox und der Zugang zu PC und Drucker. Anhand dieser Punkte können Organisationen die Frage, ob die Lohnabrechnung digital oder analog erfolgen soll für sich beantworten.

Vor der Umstellung auf den digitalen Lohnnachweis gilt es zu prüfen, ob insbesondere in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen eventuell andere Regelungen getroffen wurden. Dann steht der Einführung des komfortablen und kostensparenden digitalen Lohnnachweises nicht mehr im Weg.

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